מינהל תקין ושכל ישר ימנעו מעילות


26.10.2003
טלפון: 03-5301382
פקס: 03-5301387
דוא"ל: shituftk@takam.co.il
ביום שלישי, 21.10.03 , התקיים בשדה בוקר יום עיון מטעם המעגל השיתופי והזרם השיתופי עבור קיבוצי הנגב והערבה שהוקדש לביקורת פנים בקיבוצים. השתתפו למעלה משלושים חברים והמרצים היו יעקב גדיש מיבנה ודניאל יפה מרמת יוחנן, רואה חשבון ואחראי לתחום המידע באגף הכלכלי של התנועה הקיבוצית. הינחה יובל אור מרעים, המלוה החברתי של התנועה בדרום.

מאז פרשת המעילה בשפיים נושא ביקורת הפנים עומד במרכז הדיון הציבורי בקיבוצים. התנועה הקיבוצית, ברית פיקוח ורואי חשבון שיש להם לקוחות קיבוציים פירסמו המלצות מפורטות וקיימו ימי עיון בנושא. בחודשים האחרונים קיבוצים רבים עוסקים בהקמת מערכות בקרה וביקורת ובחיזוק וריענון מערכות קיימות. אי לכך, עיקר חשיבותו של יום העיון לא היה בהצגת האמצעים לביקורת פנים, שאינם חדשים, אלא בדיון שהתפתח, בדברי המרצים ובתגובות המשתתפים, על ההיבטים היותר מורכבים והפחות מוכרים של הנושא, בעיקר בשני תחומים:

האחד – איך ליישב את הסתירה לכאורה שבין האתוס הקיבוצי הבסיסי שבנוי על מתן אמון מלא בחברים והנחה שהם פועלים בתום לב ובנקיון כפיים לטובת הכלל, לבין מצב שבו, בגלל העליה בכמות המעילות והגניבות, אין מנוס מלהקים מערכות בקרה וביקורת פנים שיוצאות מהנחה הפוכה: שייתכנו מעילות וגניבות ויש למנוע אותן. הבעיה היא איך לעשות זאת תוך פגיעה מינימאלית בערכי הקיבוץ ובחברים המבוקרים, בעלי התפקידים בקיבוץ.

השני – מהי המידה הראויה בפיתוח מערכות הבקרה וביקורת הפנים בקיבוץ. ראוי לסתום פרצות אבל גישה מקסימליסטית, המנסה לממש עד תום מודל בקרה אידיאלי עם הפרדת סמכויות ותפקידים ובקרות חוזרות על כל פעולה עיסקית, כרוכה בעלויות גבוהות וגם עלולה לסרבל את המערכת ולפגוע ביעילות ובביצועים. המשימה הקשה היא לקבוע סדרי עדיפויות נכונים שיבטיחו פיקוח סביר תוך ויתור במודע על מה שאינו חיוני.

עכברים תמיד יהיו, אמר גדיש, והמשימה אינה לרדוף אחריהם אלא לסתום את החורים. המעילות והגניבות התרבו בגלל הירידה הכללית ברמת המוסר בקיבוצים. התרופה היעילה ביותר היא אור השמש: למועלים קל להסתתר במחשכים מאחורי נימוקי "סודיות עיסקית" מזויפת, וקשה להם לפעול כשעיניים נוספות בוחנות כל פעולה ועיסקה.
לדעת גדיש, בקיבוצים רבים הקימו תאגידים רבים מדי ומיותרים, שבנוסף לשאר חסרונותיהם גם קשה לקיים בהם בקרה וביקורת יעילה.
הוא גם המליץ לקיבוצים לשמור בקפדנות על החוק, ובמיוחד בתחומי המיסוי. המדינה היא שלנו ואינה שלטון זר.

דניאל יפה הבחין בין קיבוצים רבים בהם היה כשל נקודתי לבין קיבוצים שהיה בהם כשל מערכתי, שמקורו בתרבות ניהול. מחוייבות למינהל תקין היא ערך שיש להטמיע אותו בתרבות הניהולית הקיבוצית. יפה הזהיר שמי שיחרוג מסדרי מינהל תקין עלול לשאת אישית בתוצאות. הנטיה בחקיקה, וביחוד בחוק החברות החדש מ-99, היא להטיל יותר אחריות על מנהלים, ויפה חזה מצב שבו חברים שייפגעו מסדרי מינהל לא תקינים יתבעו אישית לדין את מנהלי הקיבוץ גם על רשלנות, ולא רק על מעילות.
יפה הציג סיבות נוספות שיכולות לגרום לכשל מערכתי כולל, שהוא המסוכן ביותר ולכן ראוי להציבו בראש סדר העדיפויות לטיפול מניעתי:

· כשאין הפרדת רשויות, ובמיוחד בקיבוצים קטנים או כאלה שיש בהם מחסור בכוחות ניהוליים. קורה שאדם אחד מבצע מספר תפקידים, למשל רכז משק שהוא גם גזבר: הוא זה שמחליט על עיסקות, קונה ומוכר, משלם וגובה כספים ואולי אף רושם בספרים חלק מפעולותיו.

· העדר בקרה וביקורת ראויה בנכסים שמחוץ למאזן הקיבוץ. מדובר בתחום שבו קיבוצים רבים מגלגלים סכומי עתק בפנסיה, קופות גמל ונכסים פיננסיים אחרים שאינם שייכים לפעילות העיסקית הרגילה של הקיבוץ. זהו תחום שאינו מבוקר על ידי רואה החשבון של הקיבוץ ואין בו תקנות ותקנונים מחייבים. כדי למנוע כשל מערכתי כולל יפה וגדיש ממליצים לקיבוצים לנסח תקנון, לקבוע סדרי מינהל תקינים, למנות מנהל ולקיים בקרה תקופתית הדוקה ויעילה, רצוי באמצעות אותו רואה חשבון שעורך את מאזן הקיבוץ. בנוסף יש למסור למוסדות הקיבוץ ולחברים דיווח תקופתי מלא, מבוקר ואמין שיצורף למאזן הקיבוץ.

· העדר רוטאציה – הנסיון, בחוץ ובקיבוץ, מלמד שלעתים קרובות רוטאציה גורמת גם לחשיפת מעילות וגניבות שהוסתרו בכשרון ובתיחכום על ידי בעלי תפקידים עד שהוחלפו.

לגדיש ויפה אין "תשובות בית ספר" מפורטות לשאלה שהציגו להם דובי הלמן מיטבתה ואחרים: מהי המידה הראויה לכקרה וביקורת פנים, מידה שיש בה איזון נכון בין סתימת פרצות יעילה למניעת עומס יתר. הם הסתפקו בהנחיות כלליות: להסתמך בביקורת ככל שניתן על מערכות קיימות ועל הליכים שממילא יש חובה לבצע אותם. כך, למשל, הקפדה על ביצוע נוהלי הרישום והדיווח שדורשים שלטונות המס גם תסייע לחשיפת מעילות וגניבות.

רק כשאין אפשרות לבצע ביקורת עצמית יש לעשות שימוש מושכל ומוגבל במומחים חיצוניים יקרים. ומה שהכי חשוב – שניהם הדגישו שאין תחליף לשכל הישר גם כשקיבוץ קובע נוהלי בקרה וביקורת. יפה הוסיף שאחת הדרכים המועילות לשימוש בשכל הישר, בביקורת ובכלל, היא לשאול שאלות תם: כשבעל תפקיד מתלבט בפתרון בעיה קשה, כדאי לו להיעזר בחבר עם שכל ישר שישאל אותו שאלות תם, מהסוג שפותח אופציות נוספות ולא שיגרתיות לפתרון דוקא כשלבעל התפקיד נדמה שהוא נקלע למבוי סתום.
מסר לדפוס – דגי חבויניק, רכז המעגל השיתופי